Déménagement d’entreprise : faut-il recourir à un garde-meubles ?

Manque d’espace lié au développement de l’activité, vente des locaux de l’entreprise ou départ vers un emplacement plus visible… Le déménagement d’entreprise peut provenir de diverses raisons. Les mêmes contraintes s’appliquent pourtant. La société doit réussir à rester opérationnelle durant la phase de transition entre les anciens et les nouveaux locaux. L’organisation est de rigueur. Et pour ne pas subir de gêne ou de retardement dans les tâches quotidiennes, il est alors intéressant d’envisager le recours à un garde-meubles. Comment choisir ses contenants ? Quelle organisation mettre en place dans le box de stockage ? Décryptage.  

Un garde-meubles pour un déménagement d’entreprise : est-ce vraiment utile ?

Il est fréquent d’être confronté à des problèmes de stockage. Mais c’est encore plus flagrant en prévision d’un déménagement d’entreprise. Le remue-ménage pour préparer la transition vers de nouveaux locaux peut vite prendre une place importante dans les bureaux. Pour désengorger l’espace de manière fonctionnelle, un box de stockage supplémentaire est totalement adapté dans l’attente de l’aménagement des nouveaux locaux.

Pour le mobilier, les machines, les marchandises, les supports publicitaires et même les archives ou les dossiers divers qui n’ont pas besoin d’être à portée de main durant cette période… Les box de stockage s’adaptent à vos besoins en alliant sécurité et flexibilité : de toutes les tailles et avec différentes durées de location pouvant s’étendre de quelques jours à plusieurs mois.

Placez le matériel et les masses encombrantes de documents à l’abri du remue-ménage d’un déménagement d’entreprise, plutôt que risquer de les égarer et de perdre du temps inutilement à les rechercher par la suite. Suivant les différentes étapes clés du planning de votre déménagement d’entreprise, planifiez cette opération environ 1 mois avant le jour J.     

Comment choisir les contenants et l’équipement d’un garde-meubles ?

L’installation du matériel de l’entreprise dans un garde-meubles va dépendre du type de biens que vous y déposerez.

S’il s’agit de matériel publicitaire volumineux (présentoirs, banderoles, etc.), il convient alors de les protéger suffisamment selon leur degré de fragilité et de les entreposer de manière optimale afin de ne pas risquer de les abîmer.

S’il s’agit plutôt de petit matériel et de dossiers :

• Envisagez l’installation de rayonnages mobiles
• Privilégiez les boîtes de taille standard et de formes identiques afin d’optimiser l’espace
• Limitez l’utilisation de gros contenants qui sont difficiles à manipuler et à déplacer à l’intérieur du garde-meubles
• Remplissez les cartons ni trop ni trop peu, afin qu’ils ne soient pas trop lourds à porter et qu’ils ne s’affaissent pas avec le temps
• Identifiez toutes vos boîtes avec un numéro unique et un code couleur correspondant à chaque service ou à chaque employé, et reportez ces données sur un inventaire détaillé.   

Nous sommes en mesure de vous fournir tous les équipements nécessaires à la bonne installation des biens de votre entreprise en garde-meubles : cartons, papier bulle, ruban adhésif, etc.

Quelle organisation mettre en place pour bien utiliser son garde-meubles et faciliter son déménagement d’entreprise ?

Avant de déplacer le matériel ou les dossiers jusqu’au box de stockage, il convient d’avoir la bonne organisation.

Définissez 3 niveaux de priorité pour les besoins de votre entreprise :

1. Les besoins à court terme : comprenant les dossiers dont vous pouvez avoir besoin souvent et à retrouver rapidement à l’entrée du box
2. Les besoins à moyen terme : qui se composent des affaires qui servent plus rarement
3. Les besoins à long terme : qui vont contenir tout ce qui n’est presque jamais utilisé mais qui doit être conservé pour des raisons légales notamment

Cette priorisation va permettre de définir l’organisation à mettre en place pour l’aménagement du garde-meubles pendant votre déménagement d’entreprise. La surface du box est ensuite répartie pour répondre à ces besoins précis.   

Astuce de pros : préparez un listing du contenu exact de vos boîtes. Après installation dans le garde-meubles, reportez les informations de localisation sur un plan annexé à cette liste. Conservez-en un exemplaire à portée de main et affichez-en un autre à l’entrée du garde-meubles, afin que toute personne ayant à s’y rendre s’y retrouve facilement.