Déménagement d’entreprise : les étapes clés de votre planning

Vous avez à gérer un déménagement d’entreprise ? Que ce soit pour votre propre société ou bien que l’on vous ait délégué cette mission vous devez connaître les étapes clés pour que tout se déroule au mieux. Cet article vous donne les bases d'un planning pour déménager une entreprise comprenant entre 100 et 500 salariés. En dessous de 100 personnes les délais peuvent être raccourcis et au-dessus de 500 ils doivent être allongés.

Déterminer le moment propice

Un déménagement d’entreprise c’est souvent un bon signe. Votre activité se développe et vous avez alors besoin d’espace supplémentaire ou plus adapté. En premier lieu vous devez déterminer en fonction de votre secteur d’activité quelle est la période de l’année la moins chargée. Vos collaborateurs seront ainsi plus disponibles et moins stressés par cette charge supplémentaire.

Ensuite vous devez établir un budget et prendre en compte tous les frais annexes : tarif de la société de déménagement, frais d’aménagement des nouveaux locaux, achat de mobilier, nettoyage des anciens locaux, etc.

J – 6 mois

C’est le moment de :

• Réaliser un audit pour déterminer vos nouveaux besoins et trouver des locaux adaptés. Anticipez votre future croissance en optant pour une plus grande capacité d’emblée. Cela vous évitera d’avoir à revivre un déménagement d’entreprise au bout de quelques années.

 

• Transmettre le préavis à votre bailleur pour résilier le contrat de vos locaux actuels, par lettre recommandée ou par acte d’huissier.

 

• Dresser un inventaire des biens et du parc informatique à déménager. Informez-vous sur les solutions à votre disposition pour le matériel dont vous allez vous séparer : recyclage, don à des associations, etc.

 

• Préparer un cahier des charges pour définir précisément les prestations que vous allez confier à la société de déménagement.

J – 3 mois

Le temps est venu de :

• Réaliser plusieurs devis auprès de déménageurs professionnels en transmettant le cahier des charges pour que vos exigences soient prises en compte.

 

• Communiquer l’information à vos collaborateurs. Plus vous serez transparents avec eux sur le sujet et plus vous éviterez les conflits. Si vous le pouvez impliquez-les avec une boîte à suggestions par exemple. Et organisez une visite des futurs bureaux en mettant l’accent sur les points positifs qu’ils vont retirer de ces changements.

 

• Désigner un responsable au sein de chaque service et former ainsi une équipe qui sera chargée de recueillir et résoudre les éventuels soucis avant et après le déménagement.

J – 1 mois

• C’est le moment de faire du tri dans les dossiers et de ne conserver à portée de main que ceux qui servent au quotidien. Les autres peuvent déjà être mis en carton. Ils doivent cependant être clairement identifiés par un code correspondant à chaque employé pour éviter les pertes et les égarements. Attention à la destruction de documents : selon votre activité vous êtes peut-être soumis à des délais légaux de conservation. Renseignez-vous auprès d’une société d’archivage.

 

• Il est temps également de faire les démarches administratives : changements d’adresse, de forfaits téléphonie et réseaux. Prenez également le temps d’informer vos clients, vos partenaires et vos fournisseurs. Pensez aussi à informer la Préfecture pour modifier l’immatriculation et le Kbis de votre entreprise.

 

• N’oubliez pas de mettre à jour votre site internet et vos outils de communication (cartes de visite, flyers, etc.)

 

• Vous pouvez également prévoir une check-list pour vos employés afin que tout se passe de façon uniforme et sans encombre.

Le Jour J est enfin arrivé

Si tout a été bien préparé en amont vous ne devriez pas avoir de mauvaises surprises. Vous avez peut-être choisi de faire intervenir les déménageurs le week-end et vous ne verrez alors les résultats que le lundi. Dans tous les cas maintenez votre équipe interne spéciale « déménagement d’entreprise » encore en place quelque temps pour résoudre d’éventuels désagréments (problème de téléphone ou d’ordinateur mal connecté…).

Jour J + 1… 

• Faites appel à une société de nettoyage spécialisée pour rendre les anciens locaux en parfait état. Ils sont souvent mieux équipés et plus habitués à ce type de chantier que votre personnel d’entretien.

 

• Enfin optez pour une nouvelle touche déco : rien de tel pour faire approuver ce changement aux plus réticents et donner un coup de boost à tout le monde !

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour établir votre rétro-planning. Nos déménageurs professionnels connaissent bien les problématiques du déménagement d’entreprise. Nous vous accompagnons en planifiant les opérations de transferts de bureaux en étroite collaboration avec vos services pour que tout se déroule au mieux pour vous et vos salariés.